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中小企業のIT化の必要性が叫ばれて久しいですが、IT活用が進んでいるとは言い切れないのが現状です。
とはいえ、会社にパソコンはなく、全て手作業という会社もまた少ないのではないでしょうか。
例えば、見積書の作成、受発注の管理をパソコンで行っているものの、それぞれが独立していて連携していないというケースはよく見かけます。インターネットについては、メールをしたり、調べ物をしたりする程度。
この状態に特に不便を感じているわけではなく、さらなるIT化と言われてもよく分からないという声も……。
そこで、今回はなぜIT化が必要なのかという話をしていきます。
そもそもIT化とは何なのでしょうか。
今まで手書き、手作業で行っていたことをパソコンでやることではありません。
その先に目を向ける必要があります。デジタル化された情報をどう活用するかが大事。そのためには、その情報をどう共有するのかという視点を忘れてはいけません。
同じデータを各自が別々に入力していたら、それは時間の無駄ですよね。1人が入力したデータを全員が活用できるように仕組みを作るのです。
営業資料を作ったら、自分だけが使うのではなく、会社で共有します。そうすると、類似ケースがあった場合に一から作るのではなく、既にある資料をもとに作ることができます。時間の短縮に繋がりますし、じっくり時間をかけたい部分に時間をかけられるようになります。
それだったら、
オンラインストレージを使って、社員全員がアクセスできるフォルダを用意して、そこに保存してもらえばいいよね？となりそうですが、そう単純なものでもありません。データ化された資料を便利に使うためには、「情報」に変えてあげる必要があります。例えば、ファイル名のルールを決める、ファイルを編集した場合どうするのかルールを決めるなど。無秩序にファイルだけが保存されている状況だと探すのに時間がかかってしまいますね。だからルールが必要になってくるのです。
現在取り引きをしている会社が今後インターネットを使って調達するようになったら、そういった形で販売をしていない場合、注文がなくなる可能性があります。年々インターネットを介した取り引きが増えていますので、こうしたことが往々にして起きているのです。
また中小企業が業界内で共同でインターネットを使った受発注システムを作っているケースもあります。こういった場合にもIT化が進んでいないと参加できないことがありますね。
つまり、取り引きのための土壌に上れない……ということです。
こういう話をすると、「必要になったときに対応すればいい」とお考えの方もいらっしゃると思いますが、残念ながらIT化には時間がかかります。しっかりと検討した上で導入しないと、自社に合わないシステムのみが残り、使いこなせないということにもなり得ます。IT化の形は企業により異なります。大手企業のマネをしても上手く行きません。自社と同程度の規模の会社をマネても上手くいきません。自社に合った形で進めないと無駄になってしまうため、時間をかけてしっかりとと進めることが大事です。
インターネットを使った取り引きができるようになると、下請けの仕事が主だった企業でも直接取り引きを行いやすくなります。当然、間に他の企業を挟まないので、その分だけ利益が増えるでしょう。
IT化することで期待されているのが、人材不足の解消です。今まで1人が3時間かけて行っていた仕事が1時間で終わるようになれば、2時間分ほかのことを進められます。こうして1人当たりの生産性を上げられると、少ない人数で業務をまわせるようになるのです。
今までであれば、人が足りなければ採用すれば済む話でした。でも今は深刻な人材不足が起きており、採用のハードルが上がっています。
だから人手をかけずに進められる部分を増やしておくことが大事。そのために役立つのがIT化なのです。
（参考）
中小企業の労働生産性を上げるカギは「IT」。3つの事例を紹介
弊社では、お客様が抱える問題・課題に応じて、解決策をご提案し、サポートいたします。特定の業者ではなく、中立的な立場であるからこそ、より最善のご提案ができるのだと考えています。困ったことがあったときに、「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえるような存在になれたら幸いです。当社だけで解決できない問題については専門家とチームを組み解決に努めます。
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