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小規模な会社では、配達や外出の用事が急に発生し、オフィスを空けることが珍しくありません。また、運転中や作業中で手が離せず、電話に出られないケースも多くあります。その際、電話対応ができずに機会を逃してしまうことがあります。そんなときに有効なのが留守番電話です。この記事では、留守番電話の有効性と活用法について解説します。
顧客や取引先からの重要な連絡を逃さずに済みます。特に新規顧客からの問い合わせは、応答できないことでビジネスチャンスを失うリスクがあります。
外出中でも後から折り返し対応できるため、業務の優先順位をつけやすくなります。また、留守番電話に残されたメッセージを整理し、効率的な対応が可能になります。
連絡がつかない会社は、顧客に不安を与えます。留守番電話を設置し、迅速に折り返すことで、信頼感を損なわずに対応できます。
「ただいま外出中です。○○（時間）までに折り返します」など、対応可能な時間を明記すると、顧客の安心感につながります。
留守番電話のメッセージをこまめに確認し、すぐに折り返すことで、対応の遅れを防ぐことができます。
固定電話の留守番電話だけでなく、スマートフォンへ自動転送できる設定を活用すると、外出先でもリアルタイムに対応できます。
音声をテキスト化するサービスを利用すれば、メッセージを素早く確認でき、より効率的な対応が可能になります。
留守電くんは顧客の音声メッセージをメールとして送信するサービスです。
送信されたメールから顧客の要件を確認して「折り返し電話」をして回答します。
👇 下は実際のメール本文の事例です。
の項目が含まれています。
運転中や作業中で電話に出ることが難しい場合は、「留守電くん」を活用することで、自動的に要件を受け取りメールするので、後で確認することができ、折り返しの電話で対応が可能です。
留守番電話は、小さな会社にとって非常に有効なツールです。特に、運転中や作業中で手が離せない場合には、スムーズな業務進行の助けになります。適切に活用することで、機会損失を防ぎ、業務の効率化と信頼性向上につなげることができます。外出の多い業種では特に、効果的な活用を検討してみてはいかがでしょうか？
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