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頻繁に問い合わせがあるわけではないにもかかわらず、いつ鳴るかわからない電話のために電話番を置いている小規模ショップは少なくありません。
しかし、本当に電話番は必要なのでしょうか？今回は、留守番電話を活用し、電話番の代わりとして運用する方法についてご紹介します。
小さなショップや個人経営のビジネスでは、電話応対を担当する従業員を置くことが、業務の効率を下げる要因になることがあります。
例えば、
人件費の負担:
1人分の給与や福利厚生費がかかり、経営の負担が増大する。
時間のロス:
重要な業務を行っている最中に電話がかかってくると、作業が中断される。
不要な問い合わせ対応:
「営業時間は？」「場所はどこですか？」など、ウェブサイトで解決できる質問に対応する時間が無駄になりやすい。
留守番電話を導入することで、経費を削減しながら効率的な業務運営が可能になります。
人件費の削減:
電話対応専用のスタッフを雇う必要がなくなり、その分を本業の業務に回せる。
時間の有効活用:
留守番電話にメッセージを残してもらうことで、重要な業務を中断せずに済む。
業務の整理が可能:
メッセージをまとめて確認し、優先度の高いものから対応できるため、効率的な対応ができる。
留守番電話を活用する際には、以下のポイントに注意すると、より効果的に機能します。
明確なメッセージを設定
「本日はご連絡ありがとうございます。現在、スタッフが対応できません。お名前とご用件を残していただければ、後ほど折り返します。」
自動応答システムの導入
業務時間やよくある質問に対応する自動音声メッセージを流すことで、顧客の不安を解消。
メールやチャットとの併用
電話だけでなく、ウェブサイトやLINE、メールなどで対応すると、顧客満足度も向上。
ストレス軽減:
繰り返しの電話対応によるストレスを減らし、より重要な業務に集中できる。
顧客対応の向上:
メッセージを録音することで、情報の聞き逃しを防ぎ、より丁寧な対応が可能。
業務効率化:
電話対応の時間を削減し、生産的な業務に専念できる。
留守電くんは顧客の音声メッセージをメールとして送信するサービスです。
送信されたメールから顧客の要件を確認して「折り返し電話」をして回答します。
👇 下は実際のメール本文の事例です。
の項目が含まれています。
電話の頻度が少ない小規模ショップでは、電話番を置くよりも「留守電くん」を活用することで、業務の効率化が図れるでしょう。
小規模ビジネスでは、電話番を置くよりも留守番電話を活用することで、経費削減と業務効率化が図れます。
特に、時間の有効活用やストレス軽減といった面でもメリットが大きいため、導入を検討する価値があるでしょう。
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