PDFの使い方：ファイルの分類に役立つPDFの機能

記事作成日：2023年4月21日

世界中で使用されるPDFですが、実は、ファイルの分類に役立つ機能が満載です。例えば、Adobe Acrobatを使用してPDFにインデックスを追加し、PDFを編集することで、ページを削除、並べ替え、回転させることができます。また、PDFを作成することで、紙の資料をデータ化することができ、ワークフローをデジタル化することができます。編集、共有、保護、契約など、ビジネスに必要な機能がたくさんあります。 PDFは、ビジネス文書や法的文書を取り扱う業務に携わる人にとって、業務の効率化に役立つのです。そんなPDFのお役立ち機能を紹介していきます。

PDFとは何か？

①PDFの歴史

PDFは（Portable Document Format）の略称で、1990年代前半に、アドビシステムズ（現Adobe社）によって開発されました。当初はDTP（Desktop Publishing）分野で主に利用されていましたが、インターネットの普及とともに、PDFは急速に広がり、現在では世界中で使用されています。 PDFの利点には、セキュリティの高さ、容量の小ささ、印刷プロセスの容易さなどがあります。また、PDFは、電子署名（electronic signature）の規格をサポートしており、法的文書や契約書などの、重要な文書に使用されることがあります。このようにPDFは、現代のビジネスに欠かせない、重要なツールの1つとなっています。

②PDFの普及

今日では、ビジネスや学術、個人利用など幅広い分野でPDFが使われています。PDFは、どのデバイスでも同じように表示されることができ、編集が難しいため、セキュリティが高いことが挙げられます。 PDFは、多くの場合、文書のデザインを保持し、フォントやレイアウトが変更されることがないため、プロフェッショナルな印象を与えます。さらに、ファイルサイズが小さく、共有や送信が簡単であるため、日常的な文書のやり取りにも便利です。つまりPDFは、現代のビジネスや学術、個人利用において、非常に重要な役割を果たしているのです。

PDFの便利な機能

①テキストと画像の選択

PDFファイルでは、テキストや画像だけでなく、表やグラフなども含めたデータを選択してコピーすることができます。これにより、他のアプリケーションで引用する際、必要な情報だけを簡単に取り出すことが可能です。また、PDFファイルは一般的にデータの改ざんが困難であるため、重要な情報を保護するためにも利用されています。PDFファイルを作成するためのツールも豊富であり、テキストや画像をコピーされたくない場合は、自分で作成した資料をPDF化し、保護することも検討しましょう。

②注釈とマーキング

PDFファイルには、非常に便利な注釈やマーキングの機能があります。これを利用することで、重要な情報にマーカーを引き、コメントを追加して共有することができます。例えば、「この箇所だけを伝えたい」と思った時、自分が調べた情報にマーキングすることで、他の人がPDFファイルの中で探す時間を節約することができます。また、複数の人が同じPDFファイルを見ている場合には、コメントを追加することで、より効率的なコミュニケーションが可能です。 PDFファイルの注釈やマーキング機能は、ビジネスの世界だけでなく、学術的な文書においても非常に重要な役割を果たしています。

③ユーザパスワード・オーナーパスワード

PDFファイルには、機密性の高い文書を保存する場合に役立つ「ユーザーパスワード」を設定することができます。このようにすることで、不正アクセスを防止し、安心して文書を共有することができます。また、「オーナーパスワード」を設定することで、文書の編集や印刷などの権限を制限することができます。文書の内容が不正に変更されることを防ぐだけでなく、文書の閲覧自体を制限することも可能です。この機能を活用することで、一部の人だけが閲覧できる文書を作成することができます。以上のように、PDFファイルには、セキュリティに優れた機能が豊富に備わっており、機密性の高い文書を安心して共有することができます。

④ファイルの圧縮

PDFファイルは、画像やテキストの圧縮ができるため、ファイルサイズを小さくすることができます。そのため、ファイルの送信がより迅速で容易になります。さらに、PDFファイルは、ファイルの形式が固定されているため、異なるOSやプログラムで開いても、レイアウトやフォントが変化することがありません。この点も、PDFの強みと言えるでしょう。

PDFの編集方法（オンラインツール/ソフトウェア）

①オンラインツール

PDFをファイル分類する際、様々なツールを用いることが効果的です。インターネット上には、PDFファイルを編集するためのオンラインツールがたくさんあります。

例えば、

・Hipdf https://www.hipdf.com/jp/
・PDFmyURL http://pdfmyurl.com/

などが有名です。

PDFファイルにテキストを追加したり、画像を挿入したりすることができ、PDFファイルを他のファイル形式に変換することも可能です。これらのツールを利用することで、文書の整合性を高め、共有可能なフォーマットに変換することができます。 PDFファイルは、ビジネス文書やアカデミック文書の共有に広く用いられているため、PDFファイルを編集できるスキルは、様々な場面で活用できるでしょう。

②ソフトウェア

PDF編集ソフトウェアは、パソコンやスマートフォンにインストールすることができます。ソフトウェアを使用することで、PDF文書に注釈をつけたり、画像を挿入したり、テキストを編集したりすることができます。ソフトウェアには、より高度な機能もあります。OCR（光学式文字認識）機能を備えたソフトウェアを使用すると、スキャンした文書をPDF化した際に自動的にテキスト認識が行われるため、文字入力作業を省略することができます。さらに、デジタル署名機能を備えたソフトウェアを使用すると、PDF文書に電子署名を付けることができます。具体的なソフトウェアとして、

・PDFelement https://pdf.wondershare.co.jp/ ・Adobe Acrobat Reader DC https://get.adobe.com/jp/reader/

などがあります。

PDFの結合と分割

①結合

複数のPDFファイルを1つにまとめることができます。この機能は、重複する文書や関連する文書を見つけたり、複数の文書を管理したりするために非常に便利です。また、ファイルをまとめることで、プロジェクトやタスクごとに文書を整理することができます。「必要なファイルをすばやく見つけたい」という場合に、とても効果的な手法です。さらに、PDFファイルを1つにまとめることで、ファイル数を削減してストレージスペースを節約することもできます。

②分割

先ほどとは対照的に、PDFファイルを複数のファイルに分割することによって、より細かいレベルで文書を整理できます。例えば、プレゼンテーションのために必要なページだけを抜き出し、別のファイルに保存することも可能です。また、複数の人が一つのファイルを編集する場合、ファイルを分割して各自が担当する部分を明確にすることができます。PDFファイルを分割することによって、大きなファイルを扱いやすいサイズにするだけでなく、文書の管理を効率的にすることができます。

まとめ

PDFは、ファイルの分類に役立つ機能がたくさんあります。たとえば、文書内でのテキストや画像の選択、注釈とマーキング、パスワード保護などがあります。これに加えて、PDFは、ファイルの圧縮や編集方法、結合と分割など、さまざまな機能を提供しています。

PDFファイルの圧縮機能を使用することで、ファイルサイズを小さくできます。これにより、ストレージスペースを節約できるだけでなく、ファイルのダウンロードやアップロードにかかる時間を短縮することもできます。

また、PDFファイルを編集する際には、PDFエディターやオンラインツールを活用することができます。これにより、ファイル内のテキストや画像を編集し、新しいページを追加することができます。結合と分割機能も便利で、必要なページを抽出して新しいファイルを作成し、複数のファイルを結合して一つのファイルにまとめることができます。

以上のように、PDFは幅広い機能を持ち、文書を効率的に管理するための便利なツールとなっています。