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日本では多くの企業が依然としてFAXを利用していますが、デジタル化が進む現在、このアナログな方法は効率の悪さやコストの増加を引き起こしています。FAXをデジタル化することで、業務効率を向上させることが可能です。
以下のような課題を抱えていませんか？
こうした課題を解決する鍵が「FAXのデジタル化」です。
FAXデジタル化とは、紙のFAXをデジタルデータとして扱う仕組みです。FAX機を使わず、受信したFAXをPDFや画像データに変換し、パソコンやスマートフォンで確認・管理することができます。
デジタル化の具体的な仕組み：
これにより、FAX業務がオンラインで完結し、効率が大幅に向上します。
コスト削減
印刷用紙やインクの使用を大幅に減少。
FAX機のメンテナンスや設置スペースが不要に。
業務効率化
FAXを電子データとして扱うことで、受信内容を簡単に検索・管理可能。
複数人で同時に内容を確認し、情報共有がスムーズに。
ペーパーレス化
紙の書類管理から解放され、オフィススペースを有効活用。
サステナビリティにも貢献。
リモートワーク対応
オフィス外からでもFAX内容をオンラインで確認。
スマートフォンやタブレットでのアクセスが可能。
弊社では複合機（MP C307）を利用しています。
この複合機は設定で受信したFAXをデジタル化して登録したメールアドレスあてに送信することができます。
FAXをメールとして受信できることにより、どこにいてもFAXを確認できることができます。また、メールBOXに過去のFAXが蓄積しているので検索によってすぐに探すことができますし、紛失するリスクはほとんどありません。
このように、場所に拘束されない、紛失しない、検索できる、ファイリングなど整理する必要がないなどのメリットは非常に大きいです。
FAXのデジタル化は以下の手順で簡単に始められます：
適切なサービスを選ぶ クラウド型FAXサービスやアダプター製品を比較し、自社に最適なものを選定。
導入と設定 初期設定を行い、既存のFAX機やメールアドレスと連携。
AIやOCR技術の活用 受信内容をテキスト化し、業務システムと統合することでさらに効率化。
従業員への教育 デジタル化されたFAXの管理方法や、新しい業務フローについて社内で共有。
FAXをデジタル化することで、ビジネスの効率化、コスト削減、そして柔軟な働き方の実現が可能になります。特に中小企業にとって、限られたリソースを最大限活用するための強力なツールとなるでしょう。
弊社書籍
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