PDFを使った請求書作成の方法と便利な機能

記事作成日：2023年5月10日

ビジネスにおいて、請求書の作成と管理は重要な業務の一つです。しかし、複雑な手続きや時間のかかるタスクが伴うため、効率的な方法を模索する企業も少なくありません。ここでオススメするのが、PDFを使用した請求書作成です。 PDF請求書は安全性や汎用性により、ビジネスの請求書作成を大幅に簡素化できます。この記事では、PDFを使った請求書作成の方法と便利な機能について詳しく解説しています。読むことであなたのビジネスもスムーズかつ効率的な請求書作成を実現できるかもしれません。

PDF請求書とは何か

PDF請求書とは、「PDF（Portable Document Format）で作成された電子的な請求書」のことです。 PDFはさまざまなデバイスやOSで同じように表示されるため、情報に一貫性と可読性を持たせることができます。また、請求書の情報はパスワード保護やデジタル署名のようなセキュリティ機能で保護することもできます。

なぜPDFがビジネスに適しているのか

では、PDFはビジネスにおける請求書作成になぜ適しているのでしょうか。主に以下の2つがあります。

①セキュリティ

PDF請求書はセキュリティ機能が特徴です。 PDFはパスワード保護により、ファイルが不正な第三者によって開かれるのを防ぐことができます。また、デジタル署名を利用して文書の有効性を保証できるため、請求書の情報が改ざんされたかどうかを確認することもできます。これらのセキュリティ機能は、ビジネスで重要な情報を安全に送受信するために不可欠でしょう。

②汎用性

PDF請求書のもう一つの利点は汎用性です。 PDFは、ほぼすべてのデバイスやOSでサポートされ、常に同一のレイアウトとフォーマットで表示されます。これは、顧客が特別なソフトウェアをダウンロードしたりインストールしたりすることなく、請求書を開き、読むことができることであり、顧客の手間を省くことにつながります。また、PDFは電子メールやクラウドストレージを通じて簡単に送受信でき、デジタル化の進む現代ビジネスでは必須です。これらの利点により、PDF請求書は多くの業種で広く利用されています。

PDF請求書の作成方法

PDF請求書の作成は、以下4つの手順があります。

①使用するソフトウェアを選ぶ

PDF請求書を作成するには、ソフトウェアの適切な選択が重要です。どのソフトウェアを選ぶかは、あなたのビジネスの予算、技術的なスキルによります。選択肢を検討する際にはユーザーレビューや評価をチェックし、無料試用版でテストしてみましょう。

（１）Adobe Acrobat

「Adobe Acrobat」は、PDFの作成、編集、管理に広く使用されるソフトウェアです。 PDF請求書を作成する場合、Adobe Acrobatは多機能で使いやすいです。たとえば、テキストや画像を編集したり、注釈を追加したり、フォームを作成したりすることができます。また、Adobe Acrobatはデジタル署名やパスワード保護などのセキュリティ機能もあり、請求書の有効性を保証することもできます。 Adobe Acrobatは有料ソフトウェアですが、豊富な機能と高い柔軟性を考えると選択肢に入るでしょう。

（２）オンラインツール

オンラインのPDFエディターや請求書作成ツールも、PDF請求書作成のための選択肢です。これらのツールは、通常、使いやすいインターフェースと初心者に優しい機能で、特別な技術スキルや知識がなくても簡単に使用できます。ツールによっては、テンプレートを提供しており、ユーザーは自分の情報を入力するだけで高品質な請求書を作成可能です。また、これらのツールはクラウドベースであるため、どこからでもアクセス可能で、作成した請求書を簡単に保存や共有、送信することができます。

②テンプレートを使用する

テンプレートを使用すると、PDF請求書の作成が簡略化され、時間と労力を節約できます。テンプレートは、すでに整理されたレイアウトとフォーマットを持っているため、必要な情報を追加するだけで請求書を作成できます。特に、ビジネスで初めてPDF請求書を作成する場合に便利です。多くのPDFエディターや請求書作成ツールは、さまざまな業種や目的に適したテンプレートを提供しています。これらのテンプレートは簡単にカスタマイズでき、あなたのビジネスのブランドやスタイルに合わせることもできます。

③データの入力

PDF請求書作成、次の手順は必要なデータの入力です。これには、自社の名前や住所、連絡先情報、ロゴなどのビジネス情報、顧客の情報、販売された商品や提供されたサービスの詳細、価格、税金、支払い条件などが含まれます。データを入力する際には、正確さと明確さが重要です。間違った情報や曖昧な説明は、顧客との間に混乱や誤解を生む可能性があります。また、すべての情報がきちんと整理され、読みやすく表示されることも重要です。これにより、顧客が請求書を把握しやすくなり、処理する手間を少なくできます。

④ファイルの保存と送信

請求書が完成したら、ファイルを保存し、顧客に送信する必要があります。 PDFの利点の一つは、ファイルサイズが比較的小さいため、電子メールで簡単に送信できることです。また、クラウドストレージサービスを使用してファイルを保存し、リンクを共有することもできます。ファイルを保存する際には、分かりやすいファイル名を使用し、必要に応じて後で簡単に見つけられるように整理することが重要です。そして、送信する前にファイルが正しく開けるかどうかを確認し、すべての情報が正しいことを再確認しましょう。

PDF請求書の便利な機能

PDF請求書には便利な機能が以下3つあります。

①編集と注釈の追加

請求書を作成した後、必要に応じて編集や注釈を追加することができます。これは、特定の情報を強調したり、追加の説明を提供したりするために有効です。たとえば、特定の料金についての詳細な説明を提供したり、支払いの期限や方法についての特別な指示を追加したりできます。

②フォームとフィールド

フォームとフィールドの機能を利用すると、PDF請求書作成がさらに簡単かつ効率的になります。フォームは、特定の情報を入力するための枠です。たとえば、名前、住所、電話番号などの顧客情報を入力するためのフォームを作成できます。フィールドは、フォーム内の個々の入力エリアです。なかには自動計算機能もあり、数量と単価を入力すると自動的に合計金額を計算するなど、作業の効率化に役立ちます。このように、フォームとフィールドを使用することで、請求書の作成と管理を簡素化し、時間と労力を節約することができます。

③電子署名

電子署名は、PDF請求書において重要な機能の一つです。これは、文書の有効性を保証し、受信者にその内容が変更されていないことを確認する手段です。また、電子署名は法的に有効であり、紙の署名と同等の法的な力を持つと認められています。電子署名は、ビジネスで迅速かつ簡単に請求書を発行し、顧客との信頼関係を築くための手段です。そのため、PDF請求書作成の際には、電子署名を使うといいでしょう。

まとめ

今回はPDFを使った請求書作成の方法と便利な機能について解説しました。 PDFを使用した請求書作成はビジネスに適しています。 PDF請求書の作成方法には4つの手順があり、順番に行うことで完成させることができるでしょう。また、PDF請求書には便利な機能が3つあり、使うことで時間と労力を節約でき、顧客との信頼関係を築けるかもしれません。明日からあなたのビジネスにも導入してみてはいかがでしょうか。