契約書をPDFで作成する方法と注意点

記事作成日：2023年5月4日

契約書はビジネス取引において重要な役割を果たしていますが、契約書を作成する方法や注意点を知らないと、不必要なトラブルが発生する可能性も…。

今回は契約書の作成方法と注意点について、詳しく解説していきます。

「PDFで契約書を作るってなんかめんどくさい…」「PDFの契約書ってよくわからない…」

こんな方に向けた内容となっています。

ぜひ、ビジネス取引において必要不可欠な契約書の作成に役立つ情報を、この記事から得ていただければ幸いです。

契約書の重要性とは

契約書は、ビジネスにおいて重要な役割を果たします。

理由は主に以下の2点です。

①法的効力の確保

契約書は、双方の「権利」と「義務」について明記された法的な文書です。

書面には、商品やサービスの提供の詳細、支払い方法、返金規定、納期、保証、秘密保持義務など、重要な情報が含まれ、トラブルが発生した場合の解決方法についても明記されています。

このように、契約書には、双方の利益を守り、円満な取引を実現するための重要な役割があるのです。

②明確な契約内容

契約書を作成することで、双方が合意した内容を明確にすることができます。

契約書は、ビジネス上の取引や個人的な取引の両方で使用されるため、正確でハッキリとした言葉遣いが重要です。

また、日付や署名といった情報も含まれ、誤解やトラブルを防ぐだけでなく、当事者が守るべき明確な取引条件を確立するために必要なものでもあります。

契約書をPDFで作成するメリット3つ

契約書をPDFで作成することには、以下のようなメリットがあります。

情報の安全性
編集の制限
互換性の高さ

具体的に解説していきます。

①情報の安全性

PDFは、紙の契約書に比べて情報の漏洩リスクが低いため、プライバシーを守る上で有効なツールです。

また、デジタルな形式で保存されるため、情報の保管や管理が簡単になり、保存スペースを節約できるため、環境にも優しいでしょう。

②編集の制限

PDFは編集が難しいため、契約書の内容が勝手に変更されるリスクが低くなります。

さらに、電子署名やパスワード保護といったセキュリティ機能があり、安全性が高いです。

そのため、ビジネス文書の作成や契約書の取り交わしには、PDFの利用をおすすめします。

③互換性の高さ

PDFは、さまざまなデバイスやソフトウェアで開くことができるため、相手方とのやり取りがスムーズに行えます。

また、複数の文書を1つにまとめることができるため、複数のファイルを管理する手間が省けるでしょう。

しかし、PDFは編集が難しいため、変更が必要な場合は別の形式に変換する必要があります。

契約書をPDFで作成する方法3選

それでは、契約書をPDFで作成する方法を紹介します。

契約書を作成する際には、「Microsoft Word」や「Googleドキュメント」のようなテキストエディタを利用することが一般的です。

これらのソフトウェアを使用することで、テンプレートやフォーマットを簡単に作成し、契約書の作成時間を短縮できます。

また、これらのプログラムは自動的にスペルチェックや文法チェックを行い、契約書に含まれる誤りを減らすことができます。

①Microsoft Word

「Microsoft Word」を使って文書を作成すると最終的にPDFで保存でき、文書のフォーマットが崩れることなく、さまざまなユーザーが同じように見れます。

手順としては、「ファイル」>「名前を付けて保存」>「PDF」の順に選択することで、簡単にPDFで保存することができます。

②Googleドキュメント

「Googleドキュメント」でも、Wordと同様にPDFで保存することができます。

「ファイル」>「ダウンロード」>「PDF ドキュメント」の順に選択することで、ダウンロードできます。

③PDF変換ソフトウェア

使用しているテキストエディタでPDFに変換できない場合は、変換に特化したソフトウェアを使用することで、契約書を変換できます。

このようなソフトウェアは、オンラインやオフラインで利用でき、多数の機能を持っています。

例えば、OCR機能により、画像としてスキャンされた契約書もPDFに変換することができます。

契約書をPDFで作成する際の注意点3つ契約書をPDFで作成する際には、以下3つの注意点があります。

署名の取り扱い
暗号化とパスワード保護
バージョン管理

具体的に解説していきます。

①署名の取り扱い

通常、契約書には署名が必要で、PDFで作成する場合はデジタル署名やスキャンした署名を挿入する方法があります。

これらの方法には情報漏洩のリスクが伴うことがあるため注意が必要です。

また、署名には署名者の意思表示が必要であり、明確にすることも必要です。意思表示が契約当事者によって受け入れられるように意識しましょう。

②暗号化とパスワード保護

契約書には、機密性が高い情報が含まれることがあるため、第三者による不正アクセスや情報漏洩を防ぐため、暗号化やパスワード保護を行うといいでしょう。

PDFには、暗号化やパスワード保護の機能が備わっているため、利用することで情報セキュリティを高めることができます。

③バージョン管理

契約書を作成する過程で、修正や変更が行われることがあります。このような場合、過去のバージョンとの差異を明確にするため、バージョン管理の導入が必要です。

バージョン管理は、契約書の修正や変更の履歴を追跡し、最新版を確認できるようにするためのものです。バージョン管理を行うことで、適切な文書管理が実現され、契約書の取り違えや古いバージョンの使用などのミスを防ぐことができます。

まとめ

今回は契約書の重要性やメリット、作成方法、注意点について、解説しました。

契約書は「法的効力の確保」「明確な契約内容」の観点から重要です。

契約書をPDFで作成するとメリットがあり、さまざまな方法で利用可能ですが、PDFで契約書を作成する際には、いくつかの注意点があります。

ただし、契約書を作成する際には、必要に応じて専門家のアドバイスを求めることも大切です。

この記事を元に、契約書をPDFで作成してみましょう！

よくある質問

Q1. PDFの契約書は法的効力がありますか？

A1. はい、PDFの契約書にも法的効力があります。ただし、署名が正しく行われていることが前提です。

Q2. デジタル署名はどのように行うのですか？

A2. デジタル署名は、専用のソフトウェアやサービスを利用して署名します。署名者は、デジタル証明書を取得し、PDFに署名を行います。

Q3. 契約書のバージョン管理はどのように行うのが良いですか？

A3. 契約書のバージョン管理には、ファイル名にバージョン番号を記載する方法や、クラウドストレージを利用して履歴を保存する方法があります。

Q4. パスワード保護を行ったPDFを送信する際の注意点は？

A4. パスワード保護を行ったPDFを送信する際には、パスワードは別の安全な方法で相手に伝えることが重要です。例えば、電話や暗号化されたチャットツールなどを利用しましょう。

Q5. 無料のPDF変換ソフトウェアを使用しても大丈夫ですか？

A5. 無料のPDF変換ソフトウェアでも、一般的な機能は利用できますが、安全性や品質については注意が必要です。信頼性のあるソフトウェアやサービスを選択することをおすすめします。