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「PDFで署名入りの契約書を作らないといけなくなった！」「署名するにはどうしたらいいんだっけ？」
そんなビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
現代のビジネスシーンでは、契約書や承認書類など、署名が必要な書類を電子化してやり取りすることが一般的になっています。
特にPDFは、文書のレイアウトが保持されることから、書類の整合性を担保しつつ、簡単にデータを共有できるため便利です。
しかし、署名入りのPDFを作成する際には、セキュリティ面や法的な問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。
本記事では、署名入りPDF書類のメリットや作成手順、注意すべきポイントを紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください！
署名入りPDFには以下3つのメリットがあります。
署名入りPDFは、紙の書類に比べて電子的なセキュリティ面で優れています。
デジタル署名や電子署名を用いることで、書類の改ざんが防止され、受信者が送信者を確認できるためです。このような技術は、現代の情報化社会において重要性が高まっています。
デジタル署名には、単一の署名だけでなく、複数人の署名や細かい権限設定ができるものや、署名の有効期限の設定、署名が行われた時刻の記録もできます。 こうした機能により、書類の安全性を高め、信頼性を確保できるでしょう。
PDFを含む電子文書は、紙の書類と比べて環境にやさしいと言われています。
紙の消費やCO2排出量の削減につながるだけでなく、データの保管や共有も簡単に行えるため、効率的な業務プロセスを実現することができます。
また、電子文書は印刷や郵送が不要であるため、書類の送付に関する手間や費用が少なくなることで、時間とコストの削減にも貢献しています。
電子文書はどこからでもアクセスができ、瞬時に送受信が可能です。
また、紙の文書と比較して、データのバックアップや整理も容易に行えるため、ビジネスシーンでの利用が増えています。
このように、電子文書は私たちのビジネスシーンに欠かせない存在になっています。
署名入り書類をPDFで作成するツールは、以下3つあります。
具体的に解説していきます。
「Adobe Acrobat」は、PDFの作成や編集、署名、共有などの機能を持つPDF作成ツールです。
デジタル署名や電子署名機能も搭載しており、PDFのセキュリティを強化することができます。
また、OCR（光学式文字認識）機能により、スキャンした画像ファイルを編集可能なPDFに変換することもできます。
「Adobe Acrobat DC」では、クラウド上に保存されたPDF文書にアクセスすることもでき、複数の端末で同じ文書にアクセス可能です。
PDF文書の作成や編集に必要な機能がほぼ網羅されており、ビジネスの現場でも広く利用されています。
「Foxit PhantomPDF」は、Adobe Acrobatに匹敵する機能を持つPDF編集ソフトです。
Adobe Acrobatは、PDF関連のソフトウェアの中でも最も有名で広く使われていますが、Foxit PhantomPDFは、同じ機能を持ちながら、より低価格で提供されています。
また、署名機能にもしっかりと対応しており、法的文書などにも使用できます。署名機能を使用すると、文書が改ざんされたかどうかが検証できるため、信頼性の高い文書を作成可能です。
インターネット上には、無料でPDFを作成・編集できるオンラインツールがたくさんあります。
しかし、その中には、セキュリティ面や機能面で制約があるものも存在します。例えば、無料のオンラインツールで作成したPDFをアップロードした際に、PDF内に機密情報が含まれている場合、その情報が漏洩する可能性も。
また、無料で提供されているツールには、高度な機能がない場合があります。そのため、プロ並のPDFを作成・編集する場合には、慎重にツールを選ぶ必要があるかもしれません。
選ぶ際には、セキュリティ面や機能面だけでなく、利用者数や評判、使いやすさも考慮に入れると良いでしょう。
デジタル署名と電子署名には違いがあります。 具体的に解説していきます。
デジタル署名 デジタル署名とは、情報セキュリティ分野において必要不可欠な「技術」の1つで、公開鍵暗号方式を利用してファイルやメッセージを安全に送信することができます。
デジタル署名には、改ざん防止や送信者確認のための機能が備わっており、法的にも有効とされています。特に、ビジネス分野では、クライアントやパートナーとのやり取りでデジタル署名を用いることが多くなっており、お互いの安全性を担保するためにも必要です。
このように、デジタル署名は、情報の安全性を確保するために欠かせない技術であり、今後重要性が高まっていくかもしれません。
電子署名は「デジタルデータ上の署名」のことで、紙の文書と同じように法的に有効です。
従来の署名よりも高速で簡単に実行できるため、ビジネスにとって非常に有用です。そのため、法的文書やビジネス契約など、様々な文書に使用されています。
しかし、電子署名には、改ざん防止の機能がないため、セキュリティの面で注意が必要です。前述のデジタル署名と合わせて使うことが重要でしょう。
署名入り書類をPDFで作成する際には、以下3つの注意点があります。
具体的に解説していきます。
PDF文書に署名を入れる場合、正確さが重要です。
PDF作成ツールには、デジタル署名や電子署名機能がありますが、これらは適切に設定しないと、正しく署名できない可能性があります。
また、署名する前に署名者本人であることを確認する必要があるため、適切な署名方法を選び、必要に応じて公証人のサポートを受けることが大切です。
デジタル署名には有効期限があり、期限が切れると署名の効力が失われるため、注意が必要です。
加えて、期限切れ後に署名が必要とされる場合、再度署名する必要があります。さらに、期限が近づくと、署名を更新するための手続きを行う必要があります。 このように、デジタル署名は取り扱いに注意が必要です。
署名入りPDFを送受信する際には、ウイルス対策やファイアウォールの設定を適切に行い、セキュリティ対策をしましょう。以下の点に注意することで、情報漏えいを防ぐことができます。
署名入りPDFの送信方法には、以下の3つがあります。
具体的に解説していきます。
メールは、手軽に署名入りPDFを送信できる方法です。
ただし、ファイルサイズが大きい場合は、送信できないことがあります。 その場合は、後述のクラウドストレージサービスを利用することで、ファイルを共有することができます。
クラウドストレージは、世界中で様々な企業や個人が利用しています。
サービスの例として、GoogleドライブやDropboxなどがあります。
利用者は、インターネットを介してファイルをアップロードし、ダウンロードも可能です。また、大容量ファイルも簡単に送信でき、受信者もアクセスしやすいというメリットがあります。
一方で、セキュリティに関する懸念もありますが、適切な対策を施すことで、安心してクラウドストレージを利用できるでしょう。
ファイル転送サービスは、大容量ファイルを簡単に送信できるサービスで「GigaFile（ギガファイル）便」や「firestorage」などがあります。これらのサービスは、一定期間後にファイルが削除されるため、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。
また、ファイル転送サービスを利用することで、様々なビジネス上の利点があります。例えば、企業間のデータ共有や、遠隔地にいる顧客やパートナーとのコミュニケーションが簡単になるでしょう。
更に、ファイル転送サービスには、ファイルのダウンロード履歴やアクセスログなど、重要な情報を確認できる機能もあります。
今回は、署名入り書類をPDFで作成する方法や、その注意点について解説しました。
また、PDFには様々なメリットがあり、ビジネスシーンに欠かせない存在になっています。 PDFを送信する方法には3種類あり、それぞれ特徴が異なるため、自身にあった方法を選ぶことが大切です。
正しい知識とセキュリティ対策を行い、スムーズなやり取りを実現しましょう。
参考サイト
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07131410.html
https://dxlog.biz/cat-electronic-contract/article/627
https://www.gmosign.com/media/electronic-contract/post-9605/
https://hcm-jinjer.com/blog/e-sign/e-signature_file/
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/cautions/append/sign_pdf.html
https://biz.moneyforward.com/contract/basic/799/#i-2
https://gigafile.nu/
https://firestorage.jp/
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