社外に共有する書類をPDFで送る際の注意点と便利な機能

記事作成日：2023年4月27日

PDF形式は、ビジネス文書のやりとりにおいて、広く使われているフォーマットです。

PDFには、文書のレイアウトやフォントなどが変わることがなく、異なるオペレーティングシステムやプリンターでも同じように表示されるというメリットがあります。

この記事では、社外向けに書類をPDFで送る際の「注意事項」と「便利機能」について、詳しく解説します。

PDFを上手に活用することで、ビジネスの効率化や情報のセキュリティ強化につながりますので、ぜひ参考にしてください。

PDF形式の利点

PDF形式の最大の利点は、ファイルサイズが小さいことで、どのデバイスでも同じ表示がされるため、共有や保存に適しています。

また、PDFファイルは編集が難しく、セキュリティ面でも優れているため、機密情報を含む文書の送信や保存にも適しています。

そして簡単に作成でき、ビジネス文書から学術論文まで、幅広い用途に対応できます。また印刷物にも最適で、高品質で美しい印刷物を作成できます。

このようにPDFファイルは、ビジネスのあらゆる場面で必要とされるため、PDFに精通していることは、ビジネスパーソンにとって重要なスキルと言えるのです。

注意すべきポイント

書類をPDFで送る際には、以下の点に注意しましょう。

①パスワードによるセキュリティ

機密性の高い書類の場合は、パスワードを設定して保護することができます。これにより、不正なアクセスを防ぐことができます。

また、パスワードは定期的に変更することで、より高いセキュリティを確保することもできます。

さらに、パスワードは複雑なものにすることで、推測されにくくすることができます。これらの対策を講じることで、機密性の高い書類をより安全に保護することができます。

②ウォーターマークの活用

重要な書類は、ウォーターマーク（透かし）を入れることで、複製や転載を防ぐことができます。

ウォーターマークを入れることで、書類が正規の出所から来ていることが明確になり、書類の真正性を確保することができます。

また、ウォーターマークは書類が改ざんされていないことを証明することができ、書類の信頼性を高めることができます。さらに、書類が著作権や商標権を持つ場合、ウォーターマークは不正な使用を防ぐことができ、権利者の権益を守ることができます。

③送信前の最終チェック

送信前に、書類の内容やフォーマットが正確であることを確認しましょう。

これは、書類が正式なものであることを保証するために非常に重要です。書類に誤字脱字があると、プロフェッショナルであるという印象を損なう可能性がありますので、慎重にチェックしましょう。

また、画像や図表の表示が適切かどうかも確認することが重要です。これによって、読み手が書類の内容についてより明確に理解できるようになります。

有益なPDFの機能

PDFで書類を送る際に活用できる便利な機能を紹介します。

①ファイルの圧縮

大容量のPDFファイルは、圧縮することでファイルサイズを小さくすることができます。これにより、送信やダウンロードの時間を短縮できます。

また、PDFファイルには、様々な編集機能があります。例えば、文章を編集したり、画像を挿入したり、ハイライトをつけたりすることができます。

さらに、PDFファイルは、様々なデバイスで閲覧することができるため、便利です。しかし、PDFファイルにはデメリットもあります。

例えば、一度作成したPDFファイルを編集するには、専用のソフトウェアが必要です。また、PDFファイルには、セキュリティ上のリスクがあるため、注意が必要です。

②リンクの挿入

PDF内にハイパーリンクを挿入することで、関連するWebページや他のPDFファイルへのアクセスが容易になります。

これにより、情報の伝達が効率的になり、読者にとって必要な情報にアクセスすることがより簡単になります。また、リンクされたWebページやPDFファイルは、より詳細な情報や関連する情報を提供することができ、読者がより深く理解することができます。

さらに、ハイパーリンクを挿入することで、読者がPDFファイル内の異なるセクションやページに簡単に移動できるようになります。これにより、読者は必要な情報を素早く見つけることができ、より良い閲覧体験を得ることができます。

③複数文書の結合

複数の文書を1つのPDFファイルにまとめることができます。

この機能を使用することで、ビジネス文書、契約書、請求書、領収書など、様々な種類の文書を一括で管理できます。

また、PDFファイルはテキストや画像などの複数のファイル形式を統合したものであるため、ファイルの形式による不整合などもなく、ファイルの再編集も容易になります。

さらに、PDFファイルは無制限に閲覧できるため、受信者が複数いる場合でも、一括で送信することができ、受信者も一括で閲覧できるため、ビジネスの効率化に繋がります。

④インタラクティブ要素の利用

PDFファイルにインタラクティブな要素（動画や音声など）を埋め込むことで、読者により多くの情報やエンターテインメントを提供できます。

例えば、動画を埋め込むことで、製品の実演やサービスの紹介をより生き生きと表現することができます。また、音声を付けることで、読者が文章を読むことに集中しやすくなり、読むのがより楽しくなります。

さらに、PDFファイルは簡単に共有できるため、より多くの人々にコンテンツを届けることができるのです。

⑤編集制限の設定

編集権限を制限することで、書類の内容が改ざんされることを防ぐことができます。これにより、情報の安全性が向上します。

たとえば、会社の重要書類において、機密情報や個人情報が含まれる場合、編集権限を制限することで、情報漏洩のリスクを減らすことができます。

また、重要な契約書や法律文書などにおいても、誤った情報の挿入や削除を防ぐことができます。

さらに、編集権限を制限することで、誤った情報の拡散を防ぐことができます。たとえば、社内で共有される文書において、誤った情報が挿入されると、それが拡散されることで、深刻な問題に発展する可能性があります。

つまり、編集権限を制限することで、拡散を防ぐことができるのです。

送信手段とプラットフォーム選択

書類をPDFで送信する際には、適切な送信手段とプラットフォームを選択することが重要です。以下に、主要な送信方法を紹介します。

メール：一般的な方法で、添付ファイルとして送信できます。ただし、ファイルサイズが大きい場合は送信できない場合があります。
クラウドストレージ：GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用すると、大容量のファイルも簡単に共有できます。また、リンクで共有することで、ダウンロードの必要がなく閲覧できます。
専用のファイル転送サービス：WeTransferやFilemailなどのファイル転送サービスを利用することで、大容量のファイルを簡単に送信できます。また、送信履歴やファイルの有効期限を設定できるため、セキュリティ面でも安心です。

それぞれの方法には、利点と欠点がありますので、送信する書類の内容や相手先に合わせて選択しましょう。

まとめ

社外向けにPDF文書を送信するときは、注意事項や便利な機能を活用することで、安全で効率的な情報共有を実現することができます。

特に、情報漏洩のリスクを軽減するために、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

早いところでは、パスワードを設定することで、不正アクセスを防止することができます。

また、送信先の受信者を限定することで、情報漏洩のリスクを軽減することも可能です。

社外に共有する書類をPDFで送る際の注意点と便利な機能を抑えて、正しく活用していきましょう。