編集されたくない資料を守るためのPDFのセキュリティ機能

記事作成日：2023年4月26日

PDFファイルは、ビジネスや個人で広く利用されている電子文書のフォーマットです。例えば、企業の報告書や個人の履歴書など、多岐にわたる目的で使われています。

しかし、情報漏えいや不正アクセスによる編集が心配される場合があります。このような状況では、PDFのセキュリティ機能を活用することで、情報を守ることができます。

PDFのセキュリティ機能には、パスワードによる保護や暗号化、印刷やコピーの制限などがあります。これらの機能を使えば、編集や不正なアクセスから大切な文書を守ることができます。

今回は、具体的な防御法について紹介していきます。

PDFセキュリティの重要性

デジタル化された情報の増加に伴い、機密性や著作権の保護がますます重要になっています。

PDFファイルには、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのさまざまなセキュリティ機能が搭載されています。例えば、PDFファイルには、パスワード保護、暗号化、署名、デジタルIDなどがあります。

これらの機能を使用することで、PDFファイルを安全かつセキュアに保つことができます。さらに、PDFファイルには、セキュリティアップデートが定期的に提供されるため、最新のセキュリティ機能を維持することも容易です。

PDFファイルを保護する主要なセキュリティ機能

PDFファイルを守るために利用できるセキュリティ機能は、以下の５つがメインです。

①パスワードによる保護

パスワードを設定することで、権限のないユーザーがファイルを開くことができなくなります。これは、セキュリティの観点から非常に重要なことです。

情報漏えいは企業にとって大きな問題であり、クライアントや顧客からの信頼を失う可能性があります。したがって、パスワードを使って機密性を維持することは、重要な対策の一つです。

パスワードを知っている人だけがアクセスできるため、情報の漏えいを防ぐことができます。また、機密性に関する規制や法律に違反することがなくなります。従業員に対して、パスワードを定期的に変更するように指示することで、セキュリティレベルをさらに向上することができます。

②文書の権限設定

文書の権限設定を利用することで、不正利用から文書を守ることができます。文書の内容が機密情報である場合、情報漏えいを防止するために、印刷や編集、コピー＆ペーストなどを制限することが重要です。

しかし、これらの制限を設けすぎると、文書を利用する他の人々の作業のスピードを遅らせることになってしまいます。

つまり、適切なバランスを取ることが必要です。また、権限設定を利用することで、文書の利用者に対して、文書に対する特定の操作についてのガイドラインを示すことも可能です。

具体的な例としては、文書の内容を保護するために、パスワードを入力する必要があることを利用者に伝えることができます。以上のように、権限設定は文書の利用や保護に非常に重要な役割を果たしています。

③デジタル署名

デジタル署名は、文書において重要な役割を果たしています。なぜなら、文書の作成者や最終更新者が誰であるかを証明することができるためです。

これにより、文書の信頼性が高まります。さらに、デジタル署名がある場合、文書が改ざんされていないことが保証されます。

つまり、デジタル署名は文書の信頼性を高め、改ざん防止に役立っています。

④透かし

透かしは、文書に目立たないように配置された文字や画像のことです。透かしを利用することで、文書の著作権や秘密性を示すことができます。

透かしは、文書の中で重要な役割を果たしています。例えば、ある企業が発行する重要な文書には、透かしを利用して著作権や秘密性を示すことが求められます。また、透かしは、文書の中に不正な改ざんがなされていないことを証明するためにも利用されます。

⑤暗号化

暗号化は、データを保護するために広く使用されている技術です。この技術により、PDFファイルを読み取りにくい形式に変換することができます。

例えば、機密情報を保持しているときや、他の人に見られたくないときにPDFファイルを暗号化することができます。

つまり、PDFファイルを暗号化することで、権限のないユーザーが内容を理解できなくなり、プライバシーやセキュリティを強化することができるのです。

暗号化技術は、現代社会においてますます重要となっており、セキュリティ上の問題を解決するために、常に改良が続けられています。

是非、この観点を押さえておきましょう。

PDFセキュリティツールの選び方４選

PDFセキュリティツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮してください。

①機能性

必要なセキュリティ機能が備わっているか確認することは、重要な情報を保護し、機密性を維持するために不可欠です。

例えば、パスワード保護は、不正アクセスから情報を守り、文書の権限設定は、機密性の高い情報が適切な人物にのみ閲覧されることを保証します。

また、デジタル署名は、情報の改ざんを防止するために重要です。これらの機能が揃っていることが望ましいのです。

②使いやすさ

操作が直感的で簡単に行えるツールを選ぶことは大切です。しかし、使い勝手だけでなく、セキュリティも重要なポイントです。

例えば、パスワードの複雑性や、二段階認証の有無などが、セキュリティに影響を与えます。また、定期的なアップデートやセキュリティアップデートが行われているかどうかも、確認する必要があります。

これらの要素を考慮することで、セキュリティ設定を迅速かつ効果的に行うことができます。つまり、使い勝手の良さとセキュリティ性という、双方の要素に配慮したツールを選ぶことが、最善の選択と言えます。

③価格

予算に合ったツールを選ぶ際には、無料のツールだけでなく有料のツールも検討することが重要です。

有料のツールは、機能が充実していることが多く、作業をよりスムーズに進められることがあります。また、企業向けのライセンスを検討すると、作業に必要な機能が揃っている上に、セキュリティ面にも配慮されているため、安心して利用することができます。

さらに、無料のツールにはない特別な機能があることもありますので、使い勝手や価値を考慮して、慎重に選ぶことが大切です。

④サポート

サポート体制が整っているツールを選ぶことは非常に重要です。万が一トラブルが発生した場合、迅速かつ適切な対応ができることは、ビジネスにとって致命的な影響を与える可能性があります。

適切なサポート体制がある場合、問題が発生した場合でも、どのような状況でも対処できるため、ビジネスの継続性に貢献します。

さらに、適切なサポートを提供している企業は、顧客満足度が高く、長期的なビジネスパートナーシップの築きやすい環境を提供します。

したがって、ビジネスにとって最適なツールを選ぶ際には、サポート体制が整っているかどうかを重視することをお勧めします。

まとめ

PDFファイルは、ビジネスでは重要な文書の形式として使用されてきました。多くの場合、PDFファイルは編集することができませんが、PDFファイルのセキュリティ機能を使用することで、不正なアクセスや情報漏えいから保護することができます。

PDFファイルのセキュリティ機能を使用することで、文書が意図しない人々に閲覧された場合でも、その内容が保護されます。

また、適切なセキュリティツールを選び、注意事項を抑えてPDFファイルに適用することで、より高いレベルのセキュリティを確保することができます。これにより、PDFファイルを安心して利用することができます。