オフィス文書をPDFに変換するメリットとデメリット

記事作成日：2023年4月24日

近年、デジタル化が進むにつれて、オフィス文書をPDF形式に変換することが一般的になってきました。

しかし、変換する前に、そのメリットとデメリットを理解しておくことが重要です。いざビジネスでPDFに変換する場合、

「そもそも、なんでPDFにするんだっけ？気を付けることあったかな…」

といった疑問で立ち止まらないようにしましょう。

この記事では、オフィス文書をPDFに変換するメリットとデメリットを詳しく解説します。

オフィス文章をPDFに変換するメリット５つ

①パスワード保護

PDF形式は、セキュリティ面で非常に優れています。

PDFファイルは不正なアクセスを防ぐためにパスワード保護ができるだけでなく、データの改ざんや盗難を防止するための多層のセキュリティ機能を備えています。

また、PDFファイルは、デジタル署名に対応しているため、文書の信頼性を向上させることができます。

さらに、PDFファイルは、多くの場合、複数の画像、テキスト、表などの要素を含むことができます。

１つのPDFファイルに複数のドキュメントを組み込んだり、１つのドキュメントを複数のPDFファイルに分割したりすることができるため、ファイル管理を容易にするのに役立ちます。

②透かし追加

ファイルの著作権を保護するために、PDFに透かしを追加することができます。

透かしを追加することで、文書のオリジナリティや信頼性を高めることができます。また、透かしには、文書に関する追加情報、たとえば文書の所有者や作成日時、も含めることができます。

不正コピーを防ぐために、透かしには文書のコピー元や使用許諾条件を示すことができます。

つまり、透かしを使うことで、文書の「改ざん」防止に役立たせることができるのです。

③互換性

PDFは、ほとんどのデバイスやプラットフォームで表示できるため、非常に便利なファイル形式です。

さらに、非常にスマートな方法でデータを保存して、必要に応じて変更することができます。オフィス文書をPDFに変換することで、データが失われることなく、同じフォーマットで正確に表示されるようになります。

PDFは、様々なビジネス業界で広く使用されており、電子書籍、マニュアル、カタログ、報告書などの文書を保存するためにも使用されます。

また、ファイル保護のためにも使用されることがあり、データの安全性を確保するために必要な機能を提供します。

④ファイルサイズの縮小

オフィス文書をPDFに変換することで、ファイルサイズを縮小することが可能です。

この方法は、データを保存や共有する上で非常に便利です。PDFは、ほとんどのオペレーティングシステムで互換性があり、多様なデバイスで表示することができます。

また、PDFには、テキストや画像だけでなく、ビデオや音声ファイルなどの多様なコンテンツを含めることができるため、より多くの情報を含む文書を作成することができます。

※場合によってはサイズオーバーになる可能性もあります。

⑤フォーマットの統一

PDF形式に変換することで、同じフォーマットで統一されたオフィス文書を取り扱えるようになります。

これにより、ファイルの管理が容易になり、業務の効率が向上します。

さらに、PDFファイルには、テキストや画像などのコンテンツに加え、リンクやブックマーク、フォームなどの機能も追加することができます。

読者はより多彩な閲覧体験を享受することができ、情報伝達の効果も高まります。

PDF変換によるデメリット

①編集の制限

PDF形式は、編集に専用のソフトウェアが必要であるため、編集が難しいというデメリットがあります。

修正が求められる場合、有料の専用ソフトウェアで編集し、再度PDF形式に保存するという手間が加わってしまいます。

それでも、PDFは、ファイルの形式が固定されているため、他のファイル形式と異なり、編集後のレイアウトの崩れやフォントの読み込みエラーが起こることがないという利点があります。

またPDFは、様々な種類の情報を保存できるため、ビジネス文書、学術論文、マニュアル、電子書籍など、幅広い用途に利用されています。

また、簡単に電子メールで送信でき、印刷することができます。

難しさはあるものの、ビジネスで多く使用する場合、PDFの編集を避けては通れないでしょう。

②画像の品質低下

オフィス文書内に含まれる画像をPDFファイルに変換する際、画像の品質に問題が生じることがあります。

特に、PDF変換時の圧縮設定や変換ツールの品質が低い場合には、画像が劣化してしまうことがあります。

この問題を回避するためには、PDF変換時に圧縮設定を調整するか、高品質な変換ツールを利用することが必要です。

PDF変換ツール

①無料ツール

オンラインツールオフィス文書をPDFに変換する方法は、いくつかありますが、中でも無料のオンラインツールが手軽に利用できます。

例えば、以下のツールです。

Hipdf 　 https://www.hipdf.com/jp/ PDFmyURL　 http://pdfmyurl.com/

これらのツールを使えば、インターネット環境があればいつでもどこでも簡単に文書をPDFファイルに変換できます。

しかしながら、安易にツールを利用することにより、セキュリティ面で懸念が生じることがあります。

そのため、ユーザーはツールを選ぶ際に、信頼できるものを選ぶことが重要です。

また、利用する前には必ずツールの利用規約を確認することが望ましいでしょう。さらに、機密情報を含む文書を変換する際には、ツールを利用する前に十分な注意を払うことが必要です。

デスクトップアプリ（要インストール）無料のデスクトップアプリケーションも利用できます。これらは、オンラインツールよりもセキュリティ面で安心ですが、機能面で制限もあります。

PDFCreator FREE　 https://www.pdfforge.org/pdfcreator CutePDF Editor　 https://editor.cutepdf.com/

デスクトップアプリケーションは、ユーザーのコンピュータに直接インストールされるため、インターネットに接続されていない環境でも使用できます。

また、オンラインツールよりも機能が限定されることがあるものの、基本的な機能は十分に備えています。例えば、文書の作成、編集、保存ができます。ただし、オンラインツールのように、複数の人が同時に文書を編集することはできません。

②有料ツール

有料のPDF変換ツールは、無料ツールよりも高機能であり、サポートも充実しています。

高度なPDF変換が必要な場合や、PDFファイルを扱うことが多い場合には、以下の有料のツールを選択することをお勧めします。

Adobe Acrobat　 https://www.adobe.com/jp/acrobat.html PDFelement　 https://pdf.wondershare.co.jp/

有料のツールには、高度な編集機能やファイルの結合・分割機能などが含まれており、作業の効率化につながります。また、サポートも充実しているため、操作方法やトラブルの解決に関する問題に対しても迅速に対応してもらえます。

ただし、コストがかかるため、利用状況に応じて選択する必要があります。例えば、稀にしかPDFファイルを扱わない場合には、無料のツールでも十分な機能を備えていることがあります。

このような状態で有料ツールを使用すれば、作業の品質は向上しても、効率を大幅に減少させてしまいます。

使用環境に合わせて、有料のPDF変換ツールの利用を検討することが重要です。

まとめ

今回は、オフィス文書をPDFに変換するメリットとデメリットについてご紹介してきました。最後に、メリットをもう一度まとめます。

文書のセキュリティが向上する不正アクセスを防ぐことができるほとんどのコンピューターシステムで利用可能であるため、互換性の問題が解決されるオリジナルの文書よりも小さいファイルサイズで保存できるため、文書のアップロードや送信がスムーズになる多様なデバイスで共有できるため、文書のフォーマットを統一することができる

以上のように、オフィス文書をPDFに変換することは、多くのメリットがあるため、積極的に活用することが望まれます。