紙書類のデータ化にはPDFが最適！

記事作成日：2023年4月22日

紙書類をデータ化する際には、PDFが最適な形式であるとされています。

PDFは改ざん防止のためのセキュリティ機能がついており、スキャナー機能付き複合機を使って紙の書類をPDF化することで、オフィスのペーパーレス化にも役立ちます。

Adobe Acrobatなどのツールを使って、紙の文書をスキャンし、簡単にPDFへと変換することができます。

今回は、PDFの特徴やメリットと共に、具体的ソフト名も紹介しながら解説していきます。

PDFとは？

PDF（Portable Document Format）は、アドビシステムズ（現アドビ）が開発した電子文書のファイル形式です。

画像や文章などのデータを1つのファイルにまとめることができ、見た目が変わらないまま、異なるデバイスやオペレーティングシステムで表示することが可能です。

そしてPDFは、以下のような特徴があります。フォントや画像などのデータが埋め込まれており、元の書類のレイアウトやデザインが保たれるパスワードによるセキュリティ機能があるデータの圧縮が可能で、ファイルサイズを小さくできる

紙書類をデータ化する重要性

「なんかめんどくさそうだから紙のままでいいや…」

と考えておられるなら、まずは紙媒体をデータ化する意義を考えてみましょう。

現代社会は情報のデジタル化が進んでおり、その恩恵を受けることができる機会が増えています。

例えば、紙書類をデータ化することで、情報の管理や共有が手軽になり、業務の効率化につながります。また、激甚化する災害でもデータが失われにくくなり、被害を最小限に抑えることができます。

さらに、デジタル化することで、情報の活用方法が広がります。例えば、AI技術を活用することで、データから新たな知見を得ることができ、ビジネスの戦略立案や製品開発に役立てることができます。また、データを分析することで、消費者のニーズを的確に把握し、商品やサービスの改善につなげることもできます。

このように、情報のデジタル化は、私たちの生活やビジネスに大きな影響を与える可能性があります。今後も、その恩恵を最大限に引き出すために、デジタル技術の進化に注目していく必要があるでしょう。

紙書類のデータ化にPDFを用いる利点

①高い互換性

PDFは、さまざまなデバイスやオペレーティングシステムで表示・印刷が可能です。

また、PDFリーダーやエディタが豊富にあり、無料で利用できるものも多いため、誰でも簡単に閲覧・編集ができます。

PDFは、表示や印刷の際にデザインやフォントが崩れることがなく、また、ファイルのサイズが小さくなるため、Web上での配信や電子書籍の出版に適しています。

さらに、PDFには、セキュリティ機能が備わっているため、機密性の高い情報を扱う場合にも安心して利用できます。

PDFリーダーやエディタは、Adobe Acrobat ReaderやFoxit Readerなどが有名ですが、オンライン上でPDFの閲覧や編集ができるWebアプリケーションもあります。

PDFファイルを作成する際には、Adobe AcrobatやMicrosoft Wordなどのソフトウェアを使うことができます。

②セキュリティ機能

PDFには、パスワードによる保護機能があります。

これにより、不正アクセスや情報漏えいを防ぐことができます。例えば、社内の機密情報を含む書類を共有する必要がある場合、PDFにパスワードを設定することで、社員以外が閲覧できないようにすることができます。

また、電子署名を付けることでも、書類の改ざんを防ぐことができます。

電子署名は、電子文書に印鑑を押すようなもので、署名者の身元を証明することができます。これにより、誰がどのように書類を編集したかが明確になり、信頼性が高まります。

③圧縮機能

PDFは、データの圧縮が可能で、ファイルサイズを小さくすることができます。

従って、保存スペースを大幅に節約でき、ハードディスクの容量の枯渇を避けることができます。

また、メールでの送受信にも非常に適しています。 PDFは、画像やテキストなど、様々な形式のデータをドキュメントとして保存することができ、そのため多様な業務で使用されています。

例えば、契約書や請求書、レポートや調査結果など、ビジネス文書として広く普及しています。PDFは、ファイルをパスワードで保護することができ、重要な情報や機密情報を含む文書を安全に管理できます。

PDFは、多くのプラットフォームで利用でき、Windows、Mac、Linux、iOS、Androidなど、様々なOSに対応しています。PDFは、その広い利用範囲と機能性により、現代のビジネスにおいて必要不可欠な存在となっているのです。

紙書類をPDFへとデータ化する方法

①スキャナーを使った方法

スキャナーを使って紙書類をデータ化する場合、専用のスキャナーソフトを利用して、スキャンしたデータをPDF形式で保存します。高解像度でスキャンすることで、きれいな画像をPDFに変換することができます。

スキャナーは、紙の文書を電子データに変換するために非常に役立ちます。スキャンしたデータをPDF形式で保存することで、情報を保管したり、共有したりすることができます。

また、スキャンしたデータを編集することもできます。専用のスキャナーソフトを使用することで、スキャンの品質を高めることができます。高解像度でスキャンすることで、画像が鮮明になり、読み取りやすくなります。

さらに、スキャナーソフトには、OCR（Optical Character Recognition）機能もあり、スキャンしたデータをテキストデータに変換することができます。これにより、データの利用範囲が広がります。

②スマートフォンを使った方法

スマートフォンを利用して、紙の書類を簡単にデータ化することができます。

専用のアプリを利用すれば、カメラで撮影した画像を自動的にPDF形式で保存することができます。また、アプリによっては、文字認識機能（OCR）が搭載されており、撮影した画像からテキスト情報を抽出することができます。

この機能を利用することで、手書きの書類や印刷された書類に含まれるテキスト情報を、手作業で入力する手間を省くことができます。さらに、データ化した書類は、スマートフォン内に保存されるだけでなく、クラウドストレージにアップロードすることもできます。

つまり、書類を紛失した場合でも、アクセス可能ということです。ビジネスマンには必須のアイテムと言えましょう！

PDF作成ソフト・アプリ

紙書類をPDFに変換するためには、以下のようなPDF作成ソフトやアプリが利用できます。

①Adobe Acrobat

https://www.adobe.com/jp/acrobat.html Adobe Acrobatは、PDFの制作者であるアドビが開発したPDF作成・編集ソフトです。

このソフトウェアは、PDF文書を作成することができるだけでなく、PDFファイルを編集することもできます。

PDFファイルは、印刷、電子メール、インターネットで共有するために広く使用されています。そのため、Adobe Acrobatの高機能さは、ビジネスシーンでの利用が多いです。

しかし、個人利用には価格が高く、敷居が高いと感じる方もおられるでしょう。それでも、PDFファイルを頻繁に使用する場合は、Adobe Acrobatの高機能さと安定性は、投資する価値があるかもしれません。

②PDFelement

https://pdf.wondershare.co.jp/ PDFelementは、非常にコストパフォーマンスに優れたPDF作成・編集ソフトです。

Adobe Acrobatに迫る機能を持ちながら、使いやすさにも定評があります。PDFelementを使えば、文書の作成や編集が簡単に行え、作業効率も抜群です。

また、豊富なテンプレートやフォント、カラーなどを使って、自分だけのオリジナル文書を作成することも可能です。PDFelementは、企業や個人にとって不可欠なツールの1つとして、幅広く使用されています。

③スマートフォンアプリ

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=ja&gl=US https://apps.apple.com/jp/app/adobe-scan-ocr-%E4%BB%98-%E3%82%B9%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%8A%E3%83%BC%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA/id1199564834 スマートフォン向けには、CamScannerやAdobe Scanなどのアプリがあります。

これらのアプリを使えば、手軽に紙書類をPDFに変換することができます。また、これらのアプリはスマートフォンで撮影した画像を補正してくれるため、綺麗なPDFファイルを作成できます。

さらに、OCR機能も搭載されており、スキャンしたPDFファイル内の文字を自動的に認識することができます。そのため、手書きの書類や、印刷された書類でも、簡単にデジタルファイルに変換することができます。

まとめ

今回は、紙媒体をデータ化する際に、PDFへと変換するのがおススメだと紹介しました。

紙書類のデータ化にPDFが最適な理由は、以下の通りです。高い互換性があり、さまざまなデバイスやオペレーティングシステムで表示・印刷が可能セキュリティ機能が充実しているため、情報漏えいや改ざんを防げる圧縮機能により、ファイルサイズを小さくでき、保存スペースの節約やメールでの送受信が容易になる

紙書類をデータ化する際には、PDF形式を活用して、効率的に情報管理を行いましょう！