会社の電話対応の煩雑さの解消に！スマートフォンの内線化

記事作成日：2017年11月18日

こんにちは。

オフィス勤務の方はお分かりになると思いますが、会社での電話対応はけっこう負担が大きいものですね。

すぐに取り次ぎができればいいですが、できない場合は相手の連絡先や伝達事項をメモし、伝えないといけません。

外出が多い社員は、なかなか電話に出られず、掛けなおすことすらままならないことも。

最近は在宅勤務を導入する企業も増えてきましたが、電話の利用が多いスタッフの場合、電話対応をどうするかが課題となります。

毎回、一度お切りして「こちらから折り返します」とするのは、お客様にもご負担をかけてしまいますね。

そんな悩みを解決してくれるのが、「クラウド型の内線システム」。

スマートフォンに内線アプリを入れておけば、どこにいても社内にいるように外線を転送したり、保留にしたり、オフィスや別の人に転送したりと、通常の内線電話のように使えます。

また内線アプリを使用した場合、利用料金は会社請求となり、相手に表示される電話番号も会社の番号になります。

つまり、個人の端末を使用しても、業務利用分と私用分を毎月清算するといった手間から解放されます。そして社員にとってはプライベートな電話番号を相手に知られることなく、自分のスマートフォンを仕事で使うことができるのです。

以前は、営業の多い社員などに、携帯電話やスマートフォンを貸与するケースが多かったのですが、内線アプリを使えばコスト面での削減に加え、社員は仕事用とプライベート用の2つの端末を持ち歩く必要がなくなる点もメリット。荷物が減るのはもちろんですが、2台充電しておくというのは意外と面倒なものです。

最後に内線アプリのメリットとデメリットをまとめておきます。

サービスを提供する会社により機能は多岐にわたりますので、あくまでも一例としてご覧ください。

【内線アプリのメリット】

・業務利用と私用利用を明確に分けられる。個別に精算する必要なし

・外線での発着信が可能になる

・端末の電話番号以外に、ビジネス専用の050番号を持つことができる

・通信履歴が残る

・オフィスから社員へ、社員同士でのやり取りが内線通話になり費用が無料に

・仕事で使う連絡先情報は、クラウド上で管理・共有できる（個人の端末に保存しないので、情報漏洩のリスクを最小化）

【内線アプリのデメリット】

・会社の電話をIP電話にする必要がある

★ワンポイントアドバイス★

上記で紹介したようなスマートフォンの内線化までは必要ないけれど、個人のスマートフォンを仕事にも活用したいという場合は、「電話アプリ（通話アプリ）」が便利です。

皆さんがよくご存じのLINEやSkype、Viberなどもその一つ。ただし、仕事で使う場合はどのアプリを使用するかよく検討しましょう。

通話料が会社の負担になること、通話品質に問題がないことは、必ず確認したいですね。

IP電話の場合は、ネット回線を使いますので、ネット環境が悪い場合は会話がしにくくなります。

中には「W-mode」という方法を導入し、ネット環境が悪い場合、自動でスマホの電話回線に切り替えてくれるものも。

コストも大事ですが、相手にご迷惑をおかけしないという点も重視して選びたいものです。

会社の電話でお悩みの方の参考になりましたら幸いです。

スマートフォンの内線化の仕組みを導入している事例の中で「星野リゾート」のものはとても興味深いです。自宅のパソコンを内線電話化することで、電話応対スタッフの在宅勤務を実現しています。あわせてご覧いください。

弊社は全てに関して最適なアドバイスや解決策を提供できるわけではありませんが、かかりつけの医者のように「ちょっと聞いてみよう」と思ってもらえる存在を目指しています。何かありましたら、遠慮なくお問い合わせください。

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