目標

1. スキャンとは？：ビジネスを効率化する情報収集術

スキャンとは、紙の書類や写真などをデジタルデータとしてコンピューターに取り込むことです。 ビジネスシーンでは、以下のような場面でスキャンが活用されています。

• 書類をデータ化して保存・共有
• 契約書や請求書などを電子化して管理
• 名刺や資料などをデジタル化して活用
• 写真やイラストなどを取り込んで資料作成

ポイント

• スキャナーは紙をデジタル化する主要なツールで、紙媒体のやり取りが多い日本ではIT化・DX化に不可欠なツールだと考えます。
• OCRは紙の文章をテキスト化してくれる非常に有効な技術です。ぜひ活用しましょう。

2. スキャナーの種類：ビジネスに合った機種を選ぼう

スキャナーには、主に以下の種類があります。

• フラットベッドスキャナー

  • 本や書類を広げてスキャンするタイプ
  • 高画質でスキャンできる

• シートフィードスキャナー

  • 複数枚の書類を連続してスキャンするタイプ
  • 大量の書類を効率的に処理できる

• ハンディスキャナー

  • 小型で持ち運びやすいスキャナー
  • 必要な部分だけをスキャンできる

• モバイルスキャナー

  • スマートフォンやタブレットで利用できるスキャナー
  • 場所を選ばずにスキャンできる

3. スキャナーの基本操作：ビジネスでよく使う機能をマスター

まずは、スキャナーの基本操作を覚えましょう。

接続

• スキャナーをコンピューターに接続
• USBケーブル、Wi-Fi、Bluetooth などの方法で接続

ソフトウェア

• スキャナーに付属の専用ソフトウェアを使用
• Windows標準の「スキャナー」アプリ も利用可能

スキャン

1. 書類や写真をセット
2. ソフトウェア上でスキャン設定（カラー、白黒、解像度など）
3. スキャン開始ボタンをクリック

保存

• スキャンデータをファイルとして保存
• JPEG、PDF などの形式を選択可能

注意

ここでの操作は一般的なスキャナーの操作方法についての説明です。この通りに操作するとは限りません。

4. スキャン設定：ビジネス文書を最適化

スキャン設定を適切に行うことで、ビジネス文書をより効果的に活用できます。

解像度

• 高解像度（300dpi以上）：写真やイラストなど、高画質で保存したい場合に選択
• 低解像度（150～200dpi）：書類など、文字が読めれば十分な場合に選択

カラー／白黒

• カラー：写真やイラストなど、色を保持したい場合に選択
• 白黒：書類など、文字情報のみ必要な場合に選択

ファイル形式

• JPEG：写真など、画像データとして保存したい場合に選択
• PDF：書類など、改変を防ぎたい場合に選択

5. スキャン活用術：ビジネスシーンで差をつける

スキャンをビジネスシーンで最大限に活用するためのテクニックをご紹介します。

• OCR（光学文字認識）

  • スキャンした書類の文字データをテキストデータに変換
  • WordやExcelなどで編集可能

• クラウドストレージ

  • スキャンデータをクラウドストレージに保存
  • いつでもどこでもアクセス可能
  • チームで共有可能

• 電子帳簿保存法対応

  • スキャンした書類を電子帳簿として保存
  • 法律で認められた方法で保存し、ペーパーレス化を推進

6. スキャンの注意点：著作権と個人情報保護

スキャンを利用する際は、以下の点に注意しましょう。

著作権

• 他人の著作物を無断でスキャンすることは著作権侵害にあたる可能性があります。
• 著作権者に許諾を得るか、著作権フリーの素材を利用しましょう。

個人情報保護

• 個人情報を含む書類をスキャンする際は、個人情報保護法を遵守しましょう。
• スキャンデータを安全に管理し、漏洩を防ぎましょう。

7. スキャンの今後：ペーパーレス化とビジネス効率化

近年、ペーパーレス化が進む中で、スキャンの重要性はますます高まっています。

• 書類の電子化

  • 紙の書類を減らし、保管スペースを削減
  • 検索性・共有性を向上

• 業務効率化

  • スキャンデータのOCR処理により、データ入力作業を効率化
  • スキャンデータをクラウド上で共有し、共同作業をスムーズに

8. まとめ：スキャンを有効活用してビジネスを加速

スキャンは、ビジネスを効率化するための強力なツールです。 この講座で得た知識を活かし、スキャンを有効活用して、ビジネスを加速させましょう！

実践

1. スキャナーを利用してみる
2. 自社に合ったスキャナーを選ぶ
3. 実際にスキャナーを購入する
4. スキャナーをビジネスに活用する

ポイント

スキャナーを手取り早く試したい場合、最寄りのコンビニでスキャンするのがお勧めです。

実例

• 当社の場合、リコーの複合機にスキャナーの機能があるのでそれを利用しています。 複合機なのでスキャナーの機能としては十分で大量の文書も短時間でPDFに変換してくれます。
• 複合機以外にも富士通のScanSnapもあり複合機購入前はかなりの頻度で使っていました。 コンパクトで低価格で非常に使いやすくお勧めです。